Инструкция по документированию работы с персоналом

Уважаемый читатель! В статье Методическое обеспечение подразделения по управлению персоналом указывался перечень нормативных документов, необходимых для осуществления трудовой деятельности специалистами подразделения по управлению персоналом на предприятии. Инструкция по документированию работы с персоналом входит в этот перечень. Нормативный документ разрабатывается специалистами подразделения по управлению персоналом, согласовывается в юридической службе и утверждается приказом первого руководителя предприятия.

Инструкция включает в себя несколько разделов и приложений, находится на хранении в подразделении по управлению персоналом и является незаменимым помощником в работе специалистов, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. В этой статье представляется образец инструкции по документированию работы с персоналом на предприятии:

1.Общие положения

Настоящая инструкция:

1.1.Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.

1.2.Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую оперативную организацию всей деятельности отдела по регулированию трудовых отношений на предприятии.

1.3.Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри предприятия для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.

1.4.Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, формирования, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри предприятия.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на руководителя отдела по регулированию трудовых отношений.

2.Порядок оформления приема на работу

Документы, необходимые для приема на работу.

Перечень необходимых документов:

-трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;

-приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;

-трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

-личная карточка – учетный документ, содержащий сведения анкетно – биографического характера;

-личное дело – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, а также сведения о его профессиональном опыте.

Личное дело формируется в течение всего периода работы работника и дополняется документами, отражающими его трудовую деятельность на предприятии.

Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, пишет заявление о приеме и заполняет анкету (личный листок по учету кадров) установленной формы.

Сроки хранения на предприятии приказов по личному составу:

Сроки хранения приказов по личному составу

Перечень необходимых регистрационных форм:

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал регистрации трудовых договоров;

-журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров:

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров

Оформление обложек журналов (книг) в приложениях к инструкции.

Лицо, поступающее на работу, предъявляет специалисту отдела по регулированию трудовых отношений предприятия следующие документы:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку (за исключением, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

-документ об образовании (при поступлении на работу, требующую специальных знаний и подготовки);

-две фотографии размером 3×4 см;

-справку с прежнего места работы о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в установленном законодательством порядке.

Порядок и сроки оформления документов:

-документирование процедуры приема на работу начинается с ознакомления работника с его должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами;

-ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции;

-ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает своей подписью непосредственно в трудовом договоре на момент оформления трудовых отношений или в листе ознакомления работников с локальными нормативными актами после даты их ввода в действие.

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление приема на работу с заключения трудового договора. Форма трудового договора для работников предприятия утверждается приказом первого руководителя и может индивидуально дополняться для каждого работника.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия до передачи на хранение в архив.

Со стороны работодателя трудовой договор подписывается первым руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия (делегирование полномочий на подписание документов оформляется доверенностью).

Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе. После подписания трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале регистрации трудовых договоров. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия составляет приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Приказ о приеме согласовывается с непосредственным руководителем (начальником) структурного подразделения, в которое принимается работник. На подпись первому руководителю предприятия приказ передается с визой руководителя (начальника) структурного подразделения. Приказ о приеме на работу подписывается первым руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия снимает две копии. Одну копию подшивает в личное дело, другую передает для информирования и оперативной работы в бухгалтерию предприятия. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела по регулированию трудовых отношений в дела и хранятся в этом подразделении до момента передачи в архив. На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.

Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Остальным работникам записи заносятся в прежние трудовые книжки. Трудовые книжки заполняет специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия, назначенный ответственным за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия вносит сведения о владельце и реквизиты трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России 10.10.2003 № 69. Трудовые книжки хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия в закрывающихся на ключ металлических шкафах или сейфах. С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.

Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Личная карточка заполняется и подписывается специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в одном экземпляре и подписывается работником, принятым на работу. Личные карточки хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия в закрывающихся на ключ металлических шкафах или сейфах. После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело.

Личные дела ведутся на руководящих работников всех рангов, специалистов, служащих, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных.

На обложке личного дела располагаются следующие реквизиты:

-номер личного дела;

-фамилия, имя, отчество работника (полностью в именительном падеже).

В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

-внутренняя опись документов дела;

-заявление работника о приеме на работу;

-личный листок по учету кадров (анкета);

-дополнение к личному листку по учету кадров (анкете);

-автобиография или резюме;

-трудовой договор;

-копия приказа о приеме на работу;

-копии документов об образовании.

В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы: заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска), копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования, а также копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника.

Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия, как документы строгой отчетности. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей предприятий – постоянно. Сведения, внесенные в личное дело, являются персональными данными, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

На рабочих предприятия личные дела не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной карточке работника по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

3.Порядок оформления отпусков

Документы, необходимые для оформления отпусков.

Перечень необходимых документов:

-заявление, составленное от руки;

-график отпусков;

-извещение о начале отпуска;

-табель учета рабочего времени;

-приказ о предоставлении отпуска.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Порядок и сроки оформления документов:

-очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается первым руководителем предприятия ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

-график отпусков оформляется по унифицированной форме Т-7. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается отделом по регулированию трудовых отношений и утверждается первым руководителем предприятия. На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

Приказ о предоставлении отпуска работнику составляется по унифицированной форме Т-6 и Т-60. Порядок согласования, подписания, регистрации, хранения приказов о предоставлении отпусков аналогичен порядку работы с приказами о приеме и увольнении. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в его личную карточку.

На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

4.Порядок оформления увольнения с работы

Документы, необходимые для оформления увольнения с работы.

Перечень необходимых документов:

-заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя;

-обходной лист;

-приказ об увольнении;

-трудовая книжка;

-личная карточка;

-личное дело.

Заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений.

Форма обходного листа утверждается приказом первого руководителя и может индивидуально дополняться для каждого работника. Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

Порядок и сроки оформления документов:

-при увольнении работника в связи с истечением срока действия трудового договора (статья 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за три дня до увольнения;

-при увольнении работника по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ) необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора по этому основанию.

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление увольнения работника с работы с составления приказа:

-приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8 и Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным руководителем (начальником) структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении по инициативе работодателя дополнительно согласовывается и визируется специалистом отдела по регулированию трудовых отношений с юридической службой предприятия. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется бухгалтером предприятия. На подпись первому руководителю предприятия приказ передается с визами указанных должностных лиц. Приказ об увольнении подписывается руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия. Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела по регулированию трудовых отношений снимает две копии. Одну копию подшивает в личное дело, другую передает для информирования и оперативной работы в бухгалтерию предприятия.

Оригиналы приказов формируются специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в дела и хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия до момента передачи в архив. На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку. Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью первого руководителя и печатью предприятия (на основании приказа руководителя запись об увольнении в трудовой книжке может заверяться подписью уполномоченного должностного лица и печатью кадровой службы).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на предприятии, дополнительно заверяются и подписью самого работника. Перед выдачей трудовой книжки специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе. При получении своей трудовой книжки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Сведения об увольнении работника заносятся специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в его личную карточку:

-работник в день увольнения расписывается в своей личной карточке.

В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист. По письменному заявлению работника специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия выдает ему заверенные копии документов, связанные с работой (копии приказов).

5.Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени оформляется по форме Т-13 с использованием условных обозначений формы Т-12. Отметки в табель о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (приказов на отпуск, листка нетрудоспособности и т.д.).

Для правильного заполнения и своевременной сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию руководители подразделений обязаны своевременно информировать отдел по регулированию трудовых отношений предприятия о днях отсутствия работника на рабочем месте. Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия обязан своевременно (в последний день каждого месяца) сдавать табель учета рабочего времени в бухгалтерию.

Табель составляется в одном экземпляре. Заполненный табель передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

6.Порядок оформления командировок

Командировка работника оформляется следующим комплектом документов.

Перечень необходимых документов:

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

-приказ о направлении работника в командировку;

-командировочное удостоверение;

-авансовый отчет.

Перечень регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку;

-журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

Порядок и сроки оформления документов

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление командировки с оформления служебного задания:

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении оформляются по унифицированной форме Т-10а.

Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, и первый руководитель предприятия.

По окончании командировки работник получает в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия служебное задание, заполняет его вторую часть – краткий отчет о командировке (графа 12) – и подписывает его. Затем отчет о командировке подписывает руководитель структурного подразделения. После составления и подписания отчета специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия передает служебное задание в бухгалтерию.

На основании служебного задания специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия составляет приказ о направлении работника в командировку по унифицированной форме Т-9. Приказ о направлении работника в командировку согласовывается с непосредственным руководителем (начальником) структурного подразделения и с его визой передается на подпись руководителю предприятия. Приказ о направлении работника в командировку подписывается руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия. Приказ о направлении работника в командировку регистрируется в журнале регистрации приказов.

С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия снимает копию и передает ее для информирования и оперативной работы в бухгалтерию предприятия. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в дела и хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия до момента передачи в архив.

На основании приказа о направлении работника в командировку специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия составляет командировочное удостоверение для работника. Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме Т-10. Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия регистрирует выдачу командировочного удостоверения в соответствующем регистрационном журнале. По возвращению из командировки работник предоставляет командировочное удостоверение специалисту отдела по регулированию трудовых отношений предприятия для передачи в бухгалтерию предприятия.

Работник, получивший наличные деньги авансом под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета за проживание и питание). Авансовый отчет составляется по форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

7.Порядок оформления поощрений

Поощрение работников оформляется следующим комплектом документов.

Перечень необходимых документов:

-представление о поощрении работника;

-приказ о поощрении работника;

-трудовая книжка;

-личная карточка.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о поощрении работников.

Порядок и сроки оформления документов:

-специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление поощрения работника с приказа о поощрении. Приказ составляется на основании представления непосредственного руководителя (начальника) структурного подразделения, завизированного руководителем предприятия.

-приказ о поощрении работника составляется по унифицированной форме Т-11, утвержденной постановлением Госкомстата России 04.01.2004 № 1. Порядок согласования и подписания приказа о поощрении аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами (о приеме, увольнении, направлении в командировку) и определен в соответствующих разделах настоящей инструкции.

Приказ о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. На основании приказа о поощрении работника вносятся записи в трудовую книжку работника. Сведения о поощрении работника заносятся в его личную карточку.

8.Порядок оформления дисциплинарного взыскания

Дисциплинарное взыскание работнику оформляется следующим комплектом документов.

Перечень необходимых документов:

-объяснительная записка;

-акт об отказе предоставить объяснения;

-приказ о применении дисциплинарного взыскания;

-акт об отказе ознакомиться с приказом.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях работникам.

Порядок и сроки оформления документов:

-специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление дисциплинарного взыскания на основании докладной записки непосредственного руководителя (начальника) структурного подразделения и резолюции руководителя предприятия.

До составления приказа от работника обязательно должно быть затребовано объяснение в письменной форме, в случае непредставления работником объяснений по истечении двух рабочих дней (статья 193 ТК РФ) составляется акт об отказе предоставления объяснения.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Порядок согласования и подписания приказа о дисциплинарном взыскании аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами и определен в соответствующих разделах настоящей инструкции.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе (статья 193 ТК РФ). Приказ о дисциплинарном взыскании работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. В случае, если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под расписку, то составляется соответствующий акт.

Выводы

Полагаю, что предложенный образец инструкции по документированию работы с персоналом, поможет правильно организовать работу с кадровой документацией на предприятии в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях:


Также по этой теме: