standart-predpriyatiya

Уважаемый читатель! Важнейшим направлением деятельности подразделений по управлению персоналом на предприятии является документирование работы с персоналом. Однако оно лишь составляющая часть общего делопроизводства на предприятии. В связи с необходимостью установления единых требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации на предприятии разрабатываются собственные стандарты предприятия.

Чтобы получить полное представление о стандарте предприятия рассмотрите представленный ниже пример такого стандарта:

1.Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию предприятия и устанавливает порядок её подготовки, оформления и учёта.

Требования стандарта рекомендуются для исполнения во всех структурных подразделениях предприятия.

Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2.Определения

2.1.В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями:

-приказ — локальный нормативно-правовой акт, издаваемый первым руководителем предприятия или лицом, его заменяющим по приказу первого руководителя предприятия;

-распоряжение — локальный правовой акт, издаваемый первым руководителем предприятия, заместителями первого руководителя предприятия по направлениям деятельности, руководителями структурных подразделений (управлений, отделов) в целях решения оперативных и других текущих вопросов деятельности предприятия, не имеющий нормативного характера. Распоряжения составляют преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов;

-протокол — документ, фиксирующий обсуждаемые на совещаниях вопросы, принятые решения, сроки и ответственных исполнителей;

-поручение — документ, письменно устанавливающий срок и ответcтвенность конкретных должностных лиц за исполнение устных или письменных указаний первого руководителя предприятия, в том числе:

1)вид организационно-распорядительных документов, не указанный в настоящем стандарте;

2)ответы на запрос и требования коммерческих, государственных, общественных и иных организаций, союзов и ассоциаций;

3)прошения и ходатайства, в том числе от частных лиц;

-программа, план — документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ и мероприятий, их последовательность, объём, срок исполнения, руководителей и конкретных исполнителей;

-акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

-телефонограмма — сообщение, принятое по телефону и записанное ответственным лицом (имеет статус документа);

-письмо — обобщённое название различных по содержанию документов, применяемых для передачи информации на расстояние, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и так далее;

-служебная записка — документ, адресованный заместителю первого руководителя предприятия по направлению деятельности, руководителю структурного подразделения, содержащий изложение каких-либо фактов и событий, а также предложения составителя по излагаемому вопросу;

-доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое предприятием другому лицу для представительства перед третьими лицами.

3.Общие положения

3.1.К организационно-распорядительным документам предприятия отнесены приказы, распоряжения, протоколы, поручения, программы, планы, акты, телефонограммы, письма, факсограммы, служебные записки, доверенности и другие организационно-распорядительные документы (далее — ОРД), применяемые в распорядительной и исполнительской деятельности.

3.2.Подготовка и оформление ОРД должны соответствовать требованиям настоящего стандарта.

3.3.В случае противоречия положений, содержащихся в различных ОРД, применению подлежит наиболее поздний по дате утверждения (подписания) ОРД.

4.Требования к подготовке и оформлению ОРД

4.1.Требования к подготовке и оформлению приказа

4.1.1.Приказы издают на стандартном бланке предприятия.

4.1.2.Проекты приказов разрабатывают в соответствующих структурных подразделениях предприятия в срок, установленный на предприятии, а в случаях, когда такой срок не установлен, не более чем в 14-дневный период с момента получения поручения о подготовке проекта приказа.

4.1.3.Предложения, содержащиеся в проектах приказов, должны быть конкретными, реальными и лаконичными, адресованы только структурным подразделениям и работникам предприятия, соответствовать действующим нормативным документам, исключать двоякое толкование текста и необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

4.1.4.Перед текстом приказа в левом верхнем углу располагают заголовок, где указывают краткое содержание приказа, изложенное одной фразой.

4.1.5.Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа, кратко излагают цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Основанием для издания приказа являются:

-нормативные документы государственных, муниципальных органов власти (в этом случае в констатирующей части указывают полное название этого органа, дату, номер документа и передают содержание той его части, которая касается деятельности предприятия;

-решение единственного участника предприятия;

-решение администрации предприятия;

-поручение первого руководителя предприятия;

-производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В распорядительной части приказа, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», указывают:

-кому (должность, Ф.И.О. исполнителя или наименование структурного подразделения);

-что сделать (указывают конкретную работу);

-до какого числа (сроки её окончания).

Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. Если назначаются несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным исполнителем.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Однородные действия могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт следует начинать с красной строки.

Красная строка (первая строка пункта или абзаца) должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль исполнения приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль выполнения приказа осуществляет первый руководитель предприятия лично.

4.1.6.Если приказом на конкретных работников возлагаются определённые права и обязанности или он непосредственно связан с трудовой деятельностью работников, то в приказ включают пункт об обязанности руководителей структурных подразделений ознакомить работников с настоящим приказом под роспись и в установленный срок предоставить листы ознакомления в канцелярию предприятия для хранения вместе с оригиналом приказа.

4.1.7.Проект приказа по основной деятельности (кроме кадрового) до предъявления на подпись первому руководителю предприятия должен быть завизирован под реквизитом «СОГЛАСОВАНО»:

-всеми заместителями первого руководителя по направлениям деятельности предприятия;

-главным бухгалтером;

-руководителем структурного подразделения, которому в приказе предписывают определённые действия;

-руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ;

-помощником первого руководителя предприятия;

-руководителем юридического подразделения или лицом, уполномоченным первым руководителем предприятия.

Исполнитель визирует проект приказа первым, руководитель юридического подразделения или уполномоченное лицо — последним.

4.1.8.Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа приказа. Внесение замечаний и исправлений производят на последней странице проекта приказа. Допускается прикладывать отдельный лист с замечаниями и исправлениями. В этом случае при визировании делается отметка о наличии замечаний — «замечания прилагаются» или «с замечаниями».

4.1.9.Руководители, которым представляется на согласование проект приказа, должны рассмотреть и завизировать его в течение одного рабочего дня. Визирование проекта приказа обеспечивает исполнитель, подготовивший проект приказа.

4.1.10.К проекту приказа прилагается лист рассылки, который составляет и подписывает с указанием даты руководитель структурного подразделения (управления, отдела), подготовившего проект приказа, и согласно которому канцелярия предприятия осуществляет рассылку копий приказа.

В лист рассылки должны быть включены структурные подразделения, на работников которых распространяется приказ, связанный с трудовой деятельностью работников данного структурного подразделения.

4.1.11.После согласования исполнитель передаёт проект приказа со всеми необходимыми визами и оригинал приказа с визой исполнителя в канцелярию предприятия. Канцелярия представляет оригинал приказа на подпись первому руководителю предприятия.

Запрещается исполнителю передавать, а помощнику первого руководителя предприятия принимать приказ на подпись напрямую или при отсутствии в проекте приказа одной из виз.

4.1.12.Изменения в приказ, а также приложения к нему после подписания могут быть внесены только соответствующим приказом, в котором указывают в какой приказ и какие изменения (дословно) должны быть внесены.

4.1.13.Регистрацию и хранение оригиналов приказов с приложением листа рассылки, листа ознакомления и проекта приказа осуществляет канцелярия предприятия.

4.1.14.Хранение прилагаемых к приказу служебных (докладных) записок, объяснений, актов и прочих документов, на основании которых издан приказ (кроме кадровых), осуществляет структурное подразделение (управление, отдел), подготовившее приказ.

4.1.15.Рассылку копий приказа осуществляет канцелярия предприятия в течение одного рабочего дня с момента поступления подписанного первым руководителем предприятия приказа.

Рассылку копий приказа территориально отдалённым структурным подразделениям предприятия осуществляют по факсу, заверенную копию отправляют по почте.

4.1.16.Руководитель структурного подразделения, на работников которого распространяется приказ, определяет список работников данного подразделения для включения их в лист ознакомления с приказом.

4.1.17.По окончании проведения процедуры ознакомления работников структурного подразделения с приказом лист ознакомления направляется в канцелярию предприятия для хранения вместе с оригиналом приказа, копия листа ознакомления совместно с копией приказа хранится в структурном подразделении.

4.1.18.Аналогичным образом осуществляется процедура ознакомления в случае внесения изменений и дополнений в действующие приказы, связанные с трудовой деятельностью работников.

4.1.19.Ответственность за ознакомление работников с приказом и своевременную передачу листов ознакомления в канцелярию предприятия возлагается на руководителя данного структурного подразделения.

4.2.Требования к подготовке и оформлению распоряжения

4.2.1.Требования к подготовке, оформлению, рассылке распоряжения, а также к ознакомлению с распоряжением аналогичны соответствующим требованиям, касающимся приказов.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ».

Форма распоряжения прикладывается к данному стандарту.

4.2.2.Распоряжения, касающиеся внутренней деятельности структурного подразделения, выпускает и подписывает руководитель структурного подразделения.

Рассылку (ознакомление), учёт и хранение данного распоряжения осуществляет структурное подразделение.

4.3.Требования к оформлению протокола

4.3.1.Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают:

-номер протокола;

-дату и место проведения совещания;

-фамилии, инициалы присутствующих на совещании;

-повестку дня.

В случае большого количества присутствующих на совещании их список отдельным листом прилагают к протоколу, количество указывают во вводной части протокола.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый пункт повестки дня должен быть пронумерован и записан с новой строки.

В основной части:

по каждому вопросу повестки дня (с указанием Ф.И.О. выступающих):

-слушали;

-выступили;

-постановили;

-приложения.

При наличии приложений каждый пункт приложений должен быть пронумерован и записан с новой строки.

4.3.2.Протокол утверждает председатель, ведёт, оформляет и согласовывает секретарь.

Следующие разделы данного стандарта оформляются аналогичным образом:

4.4.Требования к оформлению поручения

4.5.Требования к оформлению плана (программы)

4.6.Требования к оформлению акта

4.7.Требования  к оформлению телефонограммы

4.8.Требования к оформлению письма

4.9.Требования к оформлению служебной записки

Далее переходим к более подробному рассмотрению разделов стандарта предприятия.

4.10.Требования к оформлению доверенности

4.10.1.Доверенность оформляют согласно подготовленной служебной записке.

4.10.2.Служебную записку для оформления доверенности готовит руководитель структурного подразделения и передаёт в юридическое подразделение предприятия.

4.10.3.В служебной записке указывают Ф.И.О. лица, на которое оформляется доверенность, его паспортные данные, передаваемые полномочия и срок действия доверенности.

4.10.4.Юридическое подразделение предприятия в течение одного рабочего дня с момента получения служебной записки, оформленной в соответствии с п.п.4.10.2. -4.10.3., готовит доверенность. Подготовленная доверенность в двух экземплярах с визой руководителя юридического подразделения предприятия передаётся исполнителю для подписания у первого руководителя и проставления печати предприятия. Один экземпляр подписанной доверенности исполнитель передаёт лицу, на которое оформлена доверенность, второй экземпляр (с визой руководителя юридического подразделения) — в юридическое подразделение предприятия на хранение.

4.10.5.Доверенность, требующую нотариального удостоверения, после подписания у первого руководителя предприятия передают в юридическое подразделение в двух экземплярах. Юридическое подразделение предприятия в течение двух рабочих дней с момента получения подписанной доверенности удостоверяет её у нотариуса и передаёт один экземпляр исполнителю.

4.11.Требования к оформлению приложений к ОРД и выписок из ОРД

4.11.1.В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и номера, например:

Приложение № 1

к приказу

от 01.06.2016 № 10

4.11.2.При составлении выписки из ОРД лицо, заверяющее выписку, ниже реквизита «Подпись» проставляет надпись «Верно», наименование своей должности, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров       личная подпись       И.И.Иванова

Дата

Допускается выписку из ОРД заверять печатью.

5.Требования к порядку использования, хранения печатей предприятия

5.1.Для удостоверения подлинности документов их заверяют главной печатью или иными печатями предприятия.

5.2.Главной печатью заверяют подписи:

-первого руководителя предприятия или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом первого руководителя предприятия, а также факсимильную подпись первого руководителя предприятия на всех документах предприятия;

-заместителей первого руководителя предприятия по направлениям деятельности — на документах по направлениям их деятельности в соответствии с «Положением о распределении функциональных обязанностей между заместителями первого руководителя», утверждённым первым руководителем предприятия;

-главного бухгалтера или иных уполномоченных лиц при наличии доверенности — на финансовых документах предприятия;

-руководителя канцелярии — на заверенных копиях ОРД и иных документах предприятия;

-иных уполномоченных лиц при наличии правильно оформленной доверенности — на документах в соответствии с исполняемыми обязанностями.

5.3.Лицами, ответственными за хранение и использование главной печати предприятия, являются:

-первый руководитель предприятия;

-главный бухгалтер;

-помощник первого руководителя предприятия;

-руководитель канцелярии.

Выдача главной печати иным должностным лицам, осуществляется под роспись с письменного разрешения первого руководителя предприятия с указанием меры ответственности, объёмов использования и срока возврата.

5.4.Печати «Для документов», «Для справок» и «Для командировок» используют по их прямому назначению и хранят в канцелярии предприятия.

5.5.Вышедшие из употребления печати передаются для списания и уничтожения по акту в подразделение делопроизводства и общих вопросов предприятия. Акт о списании и уничтожении утверждает заместитель первого руководителя предприятия по общим вопросам.

6.Требования к порядку использования и хранения факсимильной подписи первого руководителя предприятия

6.1.Проставление факсимильной подписи первого руководителя предприятия разрешается на всех документах предприятия при наличии необходимых согласующих виз, за исключением:

-приказов и распоряжений первого руководителя предприятия;

-договоров;

-денежных и учётных документов;

-финансовых и кредитных обязательств;

-доверенностей;

-решений единственного участника предприятия.

6.2.Лицами, ответственными за хранение и использование факсимильной подписи первого руководителя предприятия, являются:

-заместитель первого руководителя предприятия по общим вопросам;

-главный бухгалтер;

-помощник первого руководителя предприятия.

Выдача факсимильной подписи первого руководителя предприятия иным должностным лицам запрещается.

6.3.Вышедшие из употребления факсимильные подписи первого руководителя предприятия передаются для списания и уничтожения по акту в подразделение делопроизводства и общих вопросов предприятия. Акт о списании и уничтожении утверждает заместитель первого руководителя предприятия по общим вопросам.

7.Порядок поступления, оформления и отправления документации

7.1.Документы на подпись первому руководителю предприятия и его заместителям по направлениям деятельности и для отправки обрабатывают в канцелярии предприятия в соответствии с «Положением о порядке движения ежедневной почты первого руководителя предприятия и его заместителей по направлениям деятельности».

7.2.Должностные лица, обеспечивающие приём, регистрацию и рассылку исходящей документации, не имеют право принимать документ, выполненный с нарушением требований настоящего стандарта.

8.Ответственность

8.1.Ответственность за правильное оформление документов в соответствии с требованиями настоящего стандарта несёт руководитель структурного подразделения, подготовившего документы.

Итоги

Стандарты предприятия разрабатываются с использованием ГОСТов и других нормативных актов, действующих на предприятии, дополняются необходимыми приложениями и утверждаются первым руководителем предприятия. После введения в действие они являются обязательными к применению во всех структурных подразделениях предприятия. Утвержденные в стандарте предприятия бланки ОРД с логотипом предприятия или его товарным знаком, способствуют формированию имиджа предприятия и укреплению его репутации.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях: