Записи с меткой персонал

Положение о мотивации персонала за работу меньшей численностью

0

Положение о мотивации персонала за работу меньшей численностью

Уважаемый читатель! Особенно в кризисное время на предприятиях задаются вопросом о том, как разработать эффективную систему мотивации при минимальных затратах. Для решения такой задачи разрабатываются и утверждаются различные локальные нормативные акты. Одним из них является положение о мотивации персонала за работу меньшей численностью.

При разработке положения принимается во внимание как заинтересованность персонала, так и дополнительная мотивация. Представленный ниже пример такого положения позволяет получить достаточно информации для решении этой задачи:

1.Общие положения

1.1.Настоящее положение вводится с целью дополнительной мотивации и заинтересованности персонала в повышении эффективности деятельности предприятия за счет рационального использования трудового потенциала, улучшения использования рабочего времени, изыскания резервов повышения производительности труда, выполнения плановых объемов работ меньшей численностью.

1.2.Основные принципы поощрения персонала за работу меньшей численностью:

1.2.1.справедливое и объективное стимулирование на основе результативности с учетом трудового вклада работника;

1.2.2.достижение конечного результата меньшей численностью;

1.2.3.повышение уровня заработной платы работников за счет роста производительности труда.

1.3.Поощрение по данному положению производится ежемесячно в пределах планового фонда заработной платы предприятия в целом.

2.Условия и порядок поощрения работников

2.1.Основные направления поощрения за работу меньшей численностью:

2.1.1.установление доплат за совмещение профессий (должностей), выполнение работ (функций) отсутствующих работников, расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) в соответствии с действующим положением об оплате труда;

2.1.2.доплата за работу меньшей численностью, которая устанавливается при выполнении необходимого объема работ за счет уплотнения рабочего времени, увеличения интенсивности труда;

2.1.3.выплата единовременных вознаграждений инициаторам предложений по оптимизации численности персонала (линейные руководители, руководители структурных подразделений, руководитель подразделения по управлению персоналом).

2.2.Источником для мотивации персонала за работу меньшей численностью является экономия фонда заработной платы за отчетный период, полученная в результате снижения численности персонала.

2.3.Поощрение работников в связи с временным отсутствием по причинам: временной нетрудоспособности; очередного, ученического или административного отпусков; выполнения государственных обязанностей, командировки и других неявок, при которых за работником сохраняется рабочее место; осуществляется путем установления доплат за совмещение профессий, расширения зоны обслуживания и исполнения обязанностей временно отсутствующего работника в рамках действующего положения об оплате труда.

Условия поощрения работников

2.4.Обязательным условием поощрения работников за работу меньшей численностью является снижение численности по предприятию без учета увеличения численности в рамках проводимых мероприятий в соответствии с утвержденным ТПФП (техпромфинпланом).

2.5.Выполнение работ меньшей численностью (совмещение профессий (должностей), выполнение работ (функций) отсутствующих работников, расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ)) допускается при соблюдении следующих условий:

-наличие соответствующих удостоверений (там, где это необходимо);

-соблюдение требований охраны труда и промышленной безопасности;

-соблюдение требований Трудового кодекса РФ, в том числе организация работы в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, сверхурочная работа, работа в выходные дни;

недопустима организация работы меньшей численностью путем увеличения переработки работника, привлечения к сверхурочной работе, работе в выходной день;

-выполнение возложенных на работника основных и дополнительных функций (работы) качественно, в срок и в полном объеме.

2.6.При совмещении должностей руководителей, специалистов и служащих необходимо провести ревизию перечня возлагаемых функций с целью определения необходимости и целесообразности выполнения определенных работ (формирования отчетности, предоставления информации и т.д.), исключения дублирования функций.

2.7.В рамках положения о мотивации персонала за работу меньшей численностью не рассматриваются следующие случаи снижения численности:

-снижение численности в рамках программы по оптимизации численности;

-снижение объемов производства (работ);

-техническое перевооружение предприятия;

-модернизация, реконструкция производства, вывод объектов из эксплуатации по мероприятиям предприятия;

-реструктуризация (вывод подразделений предприятия в самостоятельные юридические лица и т.д.);

-прочие мероприятия, в результате которых происходит высвобождение численности по независящим от предприятия причинам.

Мотивация работников за работу меньшей численностью, в случае индивидуального закрепления функций за работником (работниками)

2.8.Индивидуальное закрепление дополнительных функций распространяется как на рабочих, так и на руководителей, специалистов и служащих.

2.9.Индивидуальное закрепление дополнительных функций производится только при условии снижения плановой расстановки численности рабочих, штатного расписания руководителей, специалистов, служащих.

2.10.Материальное поощрение рабочих за выполнение дополнительных функций производится путем установления доплат за совмещение профессий, выполнение работ (функций) отсутствующих работников, расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) с учетом вклада работников в конечные результаты деятельности структурного подразделения.

При этом на материальное поощрение рабочих за работу меньшей численностью может быть направлено до 70% заработной платы работника высвобождаемой профессии.

2.11.Материальное поощрение руководителей, специалистов и служащих за выполнение дополнительных функций производится путем установления доплат за совмещение должностей, выполнение работ (функций) отсутствующих работников или путем увеличения должностного оклада (приоритетно) с учетом вклада работников в конечные результаты деятельности структурного подразделения.

При этом на материальное поощрение руководителей, специалистов и служащих за работу меньшей численностью может быть направлено до 50% заработной платы работника высвобождаемой должности.

2.12.Размер поощрения устанавливается руководителем подразделения с учетом сложности и ответственности выполняемых функций. При этом основными критериями являются: повышение нормы управляемости, компетентность работника, степень самостоятельности и масштабность принимаемых решений.

2.13.Установление доплаты для руководителей, специалистов и служащих, а также для рабочих оформляется приказом по предприятию.

Мотивация рабочих за работу меньшей численностью, в случае коллективного выполнения функций отсутствующего работника (работников)

2.14.Коллективное закрепление дополнительных функций распространяется на рабочих предприятия.

2.15.Коллективное закрепление дополнительных функций производится при условии снижения плановой расстановки численности рабочих, снижения фактической численности к плановой численности структурного подразделения (при наличии вакансий). При коллективном распределении дополнительных функций более трех месяцев, вакансия исключается из плановой расстановки численности.

2.16.Материальное поощрение рабочих за выполнение дополнительных функций производится путем установления доплаты за работу меньшей численностью с учетом коэффициента трудового вклада работника, который зависит от вклада работников в конечные результаты деятельности структурного подразделения (объема и сложности выполняемых работ, трудоемкости, технологии выполнения трудовых операций и т.п.).

Коэффициент трудового вклада каждого работника определяется непосредственным руководителем (бригадиром, мастером, механиком, энергетиком, начальником участка/смены и т.д.) и утверждается руководителем подразделения.

На материальное поощрение рабочих за работу меньшей численностью может быть направлено до 70% заработной платы работника высвобождаемой профессии.

2.17.Установление доплаты для рабочих оформляется приказом по предприятию.

Мотивация руководителей, специалистов и служащих за работу меньшей численностью

2.18.Мотивация руководителей, специалистов и служащих производится путем выплаты единовременного вознаграждения инициаторам предложений по оптимизации численности персонала.

2.19.Мотивация руководителей, специалистов и служащих производится только при условии снижения плановой расстановки численности рабочих, штатного расписания руководителей, специалистов, служащих.

2.20.На мотивацию руководителей, специалистов и служащих может быть направлено до 50% среднемесячной заработной платы работника высвобождаемой профессии (должности). При этом на поощрение линейных руководителей структурных подразделений (начальников участков, мастеров, механиков, энергетиков и т.д.) может быть направлено до 100% выделенных средств; на поощрение руководителей подразделений (управлений, служб аппарата управления предприятием) может быть направлено до 30% выделенных средств.

2.21.Основанием для выплаты поощрения руководителям, специалистам и служащим является приказ первого руководителя предприятия.

Порядок поощрения работников

2.22.Предложения о возможности выполнения работ меньшей численностью предоставляются руководителю структурного подразделения работником или трудовыми коллективами.

2.23.На основании предложений о возможности проведения работ меньшей численностью руководитель принимает решение о выборе вышеизложенных мотивационных схем и организует оформление данного предложения в соответствии с действующим на предприятии документооборотом и требованиями данного положения.

2.24.Информация об установленных плановых показателях и повышении уровня заработной платы при выполнении объемов работ меньшей численностью доводится до работников руководителем подразделения.

3.Ответственность и контроль

3.1.Руководители структурных подразделений на предприятии несут ответственность за проведение информационно-разъяснительной работы с персоналом по всем вопросам настоящего положения.

3.2.Подразделение по оплате и нормированию труда на предприятии отвечает за расчет суммы экономии фонда заработной платы от снижения численности за отчетный период, а также осуществляет оперативный учет и контроль за соблюдением требований настоящего положения.

3.3.Руководитель подразделения по управлению персоналом на предприятии осуществляет контроль за исполнением данного положения.

Выводы

Разработанное и утвержденное на предприятии положение о мотивации персонала за работу меньшей численностью дает предприятию возможность эффективного достижения конечного результата меньшей численностью при справедливом и объективном стимулировании трудового вклада работников. Что, в конечном счете, приводит к повышению эффективности управления персоналом на предприятии.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях:

Положение о персонале

0

Положение о персонале

Уважаемый читатель! Положение о персонале служит фундаментом для выполнения всех производственных процессов на предприятии. Этот нормативный акт является первоисточником всех направлений деятельности подразделения по управлению персоналом.

Взаимоотношения между персоналом и администрацией предприятия основаны на принципах, включенных в данный нормативный акт. В положении, кроме прочего, закладываются основы для разработки программы развития персонала на предприятии. А все показатели такой деятельности отражаются в табличных формах квартального (за 6 мес., за 9 мес., за 1 год) отчета по управлению персоналом.

Рассмотрите разделы положения о персонале в представленном ниже примере:

1.Общие положения

1.1.Настоящее положение определяет основные требования к формированию персонала предприятия, разработке и осуществлению программы развития персонала, регулирует порядок оформления трудовых отношений, определяет основные права и обязанности персонала и администрации предприятия, а также социальные гарантии и гарантии занятости персонала, регулирует принципы взаимодействия и взаимоотношений администрации предприятия, персонала и профсоюза.

2.Понятие персонала

2.1.Под персоналом в смысле настоящего положения понимается совокупность лиц, осуществляющих трудовые функции на основе заключенных с предприятием трудовых договоров.

2.2.Не признаются входящими в состав персонала лица, осуществляющие выполнение работ (услуг) на основе гражданско-правовых договоров, либо иных соглашений, не подпадающих под признаки трудовых правоотношений.

3.Принципы взаимоотношений администрации предприятия и персонала

3.1.Принципами взаимоотношений на предприятии являются:

3.1.1.принцип обязательности для всех работников решений руководства предприятия в пределах их компетенции;

3.1.2.принцип подконтрольности и подотчетности деятельности работников и администрации, их ответственности за исполнение, либо ненадлежащее исполнение своих обязанностей;

3.1.3.принцип занятости и равного доступа к занятию вакантных должностей и рабочих мест в соответствии со способностями и профессиональной подготовкой каждого;

3.1.4.принцип справедливого вознаграждения по трудовому вкладу;

3.1.5.принцип производственной демократии и социального партнерства;

3.1.6.принцип обеспечения прав на охрану труда и социальную защищенность работников предприятия;

3.1.7.принцип стабильности трудовых отношений.

4.Программа развития персонала

4.1.Основным документом, определяющим на основе настоящего положения взаимоотношения администрации предприятия и персонала, является программа развития персонала. Администрация предприятия обеспечивает разработку, утверждение и реализацию программы развития персонала в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2.Программа развития персонала включает:

4.2.1.планирование обеспечения производства трудовыми ресурсами (с учетом необходимости пополнения и высвобождения работников);

4.2.2.отбор, найм и высвобождение персонала;

4.2.3.формирование электронной базы соискателей на рынке труда;

4.2.4.повышение квалификации персонала;

4.2.5.аттестацию персонала;

4.2.6.организацию работы с кадровым резервом на вышестоящие должности;

4.2.7.организацию продвижения работников по карьерной лестнице и ротацию персонала;

4.2.8.социальное развитие персонала.

5.Оформление трудовых отношений

5.1.Прием персонала осуществляется в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации на основе трудового договора между работником и администрацией предприятия и оформляется приказом первого руководителя.

5.2.Трудовой договор заключается:

-на неопределенный срок;

-на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

5.3.Прекращение трудового договора может иметь место только по основаниям и в порядке, предусмотренном трудовым законодательством РФ или условиями трудового договора.

6.Основные права и обязанности персонала

6.1.Работники предприятия имеют право:

6.1.1.требовать организационно-технического обеспечения, а также обеспечения необходимой информацией для исполнения своих трудовых обязанностей;

6.1.2.обращаться к руководству предприятия за помощью в выполнении поставленных задач;

6.1.3.выступать с предложениями и замечаниями по вопросам организации условий труда;

6.1.4.знать установленную систему заработной платы и своевременную ее выплату, порядок и условия предоставления отпусков, систему льгот и компенсаций, которая установлена в соответствии с документами;

6.1.5.на продвижение по карьерной лестнице (работе), увеличение размера денежного вознаграждения с учетом результатов работы и уровня квалификации;

6.1.6.на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации;

6.1.7.на объединение и вступление в профсоюз для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;

6.1.8.на ведение коллективных переговоров и заключение коллективного договора и соглашений через своих представителей;

6.1.9.на возмещение вреда, причиненного в связи с исполнением трудовых обязанностей;

6.1.10.на получение материальной помощи на условиях и порядке, установленном учредительными документами;

6.1.11.на судебную защиту своих интересов.

6.2.Работники предприятия обязаны:

6.2.1.добросовестно исполнять свои трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором;

6.2.2.исполнять приказы, распоряжения и поручения администрации;

6.2.3.соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, производственную и трудовую дисциплину, поддерживать деловые и доброжелательные отношения в трудовом коллективе, не совершать действий, влекущих за собой причинение ущерба предприятию и приводящих к подрыву его деловой репутации;

6.2.4.обеспечивать высокую культуру своей производственной деятельности;

6.2.5.постоянно поддерживать и повышать уровень своей квалификации, необходимой для исполнения должностных и трудовых обязанностей;

6.2.6.не разглашать коммерческую и иную информацию, носящую конфиденциальный характер и ставшую известной им в процессе выполнения своих трудовых обязанностей;

6.2.7.полностью разделять и поддерживать провозглашаемые предприятием интересы и ценности;

6.2.8.соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, правила противопожарной безопасности и производственной санитарии;

6.2.9.соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

6.2.10.эффективно использовать применяемые в работе технические средства и оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

6.2.11.за полученные от администрации предприятия материальные и технические средства, необходимые для выполнения своей работы, работник несет материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и принимает все необходимые меры по их сохранности и бережному обращению. С отдельными работниками предприятия в соответствии с законодательством заключаются договоры о полной материальной ответственности.

7.Основные права и обязанности администрации

7.1.Администрация предприятия имеет право:

7.1.1.требовать от работников выполнения ими обязанностей, предусмотренных трудовыми договорами и должностными инструкциями;

7.1.2.требовать от работников соблюдения трудовой дисциплины;

7.1.3.взыскивать в установленном законодательством порядке с работников прямой (действительный) ущерб, причиненный предприятию, недостачу, утрату, присвоение, порчу, понижение ценности имущества, а также за стоимость затрат на приобретение или восстановление имущества либо проведение излишних выплат по вине работника другому субъекту (физическому или юридическому лицу).

7.2.Администрация предприятия обязана:

7.2.1.соблюдать законодательство о труде, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;

7.2.2.представлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;

7.2.3.осуществлять обязательное социальное страхование всех работников и выплату социальных льгот, предусмотренных действующим законодательством РФ;

7.2.4.организовывать труд работников на закрепленных за ними рабочих местах;

7.2.5.обеспечивать необходимыми техническими средствами, оборудованием, оргтехникой и иными средствами, необходимыми для выполнения своих обязанностей;

7.2.6.создавать безопасные условия труда, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;

7.2.7.обеспечивать строгое соблюдение трудовой дисциплины;

7.2.8.соблюдать оговоренные в трудовом договоре условия оплаты труда, выдавать заработную плату в установленные сроки;

7.2.9.способствоать работникам в повышении ими своей квалификации, совершенствовании профессиональных навыков;

7.2.10.способствовать созданию в трудовом коллективе заинтересованности в успехе работы предприятия;

7.2.11.внимательно относиться к нуждам и запросам работников;

7.2.12.проводить мероприятия, направленные на повышение работоспособности персонала, его заинтересованности в укреплении стабильного положения и устойчивости финансовой деятельности предприятия;

7.2.13.вести коллективные переговоры, а также заключать соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном законодательством;

7.2.14.создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении предприятием в предусмотренных действующим законодательством соглашениями и коллективными договорами формах.

8.Повышение квалификации персонала

8.1.Постоянное повышение квалификации — право и юридическая обязанность каждого работника. Каждый работник обязан постоянно повышать свою квалификацию. Обязанность администрации предприятия — обеспечить каждому работнику предприятия необходимые условия для поддержания  и повышения уровня профессиональной квалификации.

8.2.В случае необходимости в интересах предприятия, перехода на новую продукцию, технологию, новые методы организации производства и управления, администрация обязана предоставить всем работникам, которые вследствие указанных причин могут потерять работу, возможность подготовки и переподготовки.

8.3.При подготовке и переподготовке лиц, занятых на работе, сопряженной с овладением специальными знаниями, требующими расходов, существенно превышающих обычно принятые, администрация и работник вправе согласовать условия о дополнительном привлечении средств работника.

9.Социальные гарантии персонала

9.1.Администрация предприятия обеспечивает всему персоналу во время работы следующие дополнительные социальные гарантии:

9.1.1.дополнительный отпуск в связи с временной нетрудоспособностью;

9.1.2.выплату дополнительных сумм к установленному законом пособию по государственному социальному страхованию;

9.1.3.медицинское, санаторно-курортное и бытовое обслуживание;

9.1.4.дополнительную компенсацию в возмещении вреда, причиненного повреждением здоровья работника (семье работника — в случае смерти последнего);

9.1.5.по поддержанию (сохранению) здоровья работников (проведение за счет предприятия обследования и оценки исходного качества здоровья и трудоспособности работника);

9.1.6.поддержание здоровья работников и выведение его в оптимальный режим саморегуляции в случае снижения качества здоровья работника во время работы или по обстоятельствам, не связанным с исполнением трудовых (служебных) функций (при условии, что причиной снижения качества здоровья не явились употребление алкоголя, наркотиков или иные вредные привычки), периодическое контрольное медицинское обследование работников.

9.2.Работникам предприятия, являющимся пенсионерами (независимо от вида назначенной пенсии), администрация предприятия обеспечивает дополнительные по отношению к действующему законодательству меры социального характера:

9.2.1.дополнительные начисления к получаемой пенсии;

9.2.2.гарантии, указанные в п.п.9.1.3. — 9.1.5. настоящего положения.

10.Гарантии занятости персонала

10.1.Администрация предприятия принимает на себя обязательства обеспечить каждому работнику гарантии его занятости (сохранения работы) при условии выполнения работником своих обязанностей, готовности повышать производительность и качество работы.

10.2.С целью обеспечения гарантий занятости и минимизации риска безработицы администрация использует следующие меры:

10.2.1.периодическое прекращение найма новых работников, если производственная программа может быть обеспечена силами имеющегося персонала;

10.2.2.привлечение работников на условиях срочного трудового договора в периоды подъема экономической конъюнктуры и необходимости для предприятия увеличения объема производства;

10.2.3.поддержание (за счет всего персонала) временной избыточности рабочей силы на предприятии;

10.2.4.маневрирование трудовыми ресурсами в рамках предприятия, в том числе путем «горизонтального перемещения» (перевода работников);

10.2.5.применение системы переподготовки персонала, переквалификации работников;

10.2.6.введение режима неполного рабочего времени с соблюдением условий, предусмотренных действующим трудовым законодательством РФ и по согласованию с профсоюзом;

10.2.7.досрочный выход работников с их согласия на пенсию по возрасту.

10.3.При досрочном выходе на пенсию по возрасту выплата пенсии производится за счет средств предприятия и на условиях, принятых на предприятии в соглашении с профсоюзом.

11.Администрация предприятия, персонал и профсоюз

11.1.Администрация предприятия, персонал и профсоюз действуют в целом на принципе социального партнерства между администрацией предприятия, персоналом и профсоюзом.

11.2.Администрация предприятия признает законное право профсоюза на:

11.2.1.представительство и защиту социально-трудовых прав и интересов персонала;

11.2.2.содействие занятости персонала;

11.2.3.ведение коллективных переговоров, заключение соглашений, коллективных договоров и контроль за их исполнением;

11.2.4.представление персонала в управлении предприятием;

11.2.5.осуществление профсоюзного контроля за соблюдением законодательства о труде и охране труда;

11.2.6.социальную защиту персонала.

11.3.Профсоюз является активным партнером администрации при разработке и реализации программы развития персонала и социальных программ, которые утверждаются совместным решением администрации предприятия и профсоюза.

12.Заключительные положения

12.1.Предусмотренные настоящим положением правила являются юридически обязательными как для администрации предприятия (работодателя), так и для работников предприятия (персонала).

12.2.При заключении трудового договора в качестве обязательного элемента включается условие о том, что работник принимает правила настоящего положения в качестве неотъемлемой части трудового договора. Во всем, что непосредственно не предусмотрено в трудовом договоре, стороны руководствуются настоящим положением.

12.3.Условия, предусмотренные п.12.1. настоящего положения, не лишают персонал и администрацию предприятия права урегулировать в трудовом договоре свои взаимоотношения иначе, чем предусмотрено настоящим положением; при этом включение в трудовой договор правил, ухудшающих положение работника по сравнению с действующим законодательством, соглашениями (коллективными договорами) и нормами, предусмотренными настоящим положением, не допускаются.

Итоги

Первоосновой для работы с персоналом и его развитием является положение о персонале на предприятии. Все разделы программы развития персонала, состоящие из вводной, основной и заключительной частей с показателями необходимых табличных форм, представлены по порядку в статьях, расположенных на страницах сайта, начиная с планирования обеспечения трудовыми ресурсами на предприятии.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях:

Положение об аттестации персонала

0

Положение об аттестации персонала

Уважаемый читатель! Предприятие, активно двигающееся к росту и мечтающее о профессиональном и дружном коллективе, мотивированном и корпоративно сплоченном, обязательно проводит оценку своего персонала. Для этого подразделениями по управлению персоналом используются различные методы оценки. Одним из таких методов является аттестация персонала. В статье Аттестация персонала на предприятии, кроме прочего, представлен перечень разделов, необходимых для подготовки положения об аттестации персонала на предприятии.

Для более точного взгляда на этот нормативный документ, рассмотрите представленный ниже пример положения об аттестации персонала на предприятии:

1.Общие положения

1.1.Положение об аттестации персонала — нормативный документ, целью которого является установление единых требований к периодичности, процедуре и методике проведения аттестации всего персонала на предприятии.

1.2.Целью аттестации является стимулирование роста квалификации и профессионализма работников, продуктивности их управленческого труда, развитие творческой инициативы, предоставление социальной обеспеченности работников путем дифференциации оплаты труда.

1.3.Задачами аттестации являются целенаправленное, непрерывное повышение профессионального уровня руководящих работников и специалистов, установление соответствия между качеством и оплатой труда.

2.Условия аттестации

2.1.Аттестации подлежат работники, работающие на предприятии не менее 1 года.

Не подлежат аттестации:

-работники, проработавшие в занимаемой должности менее одного года;

-беременные женщины;

-женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

-молодые специалисты в период срока обязательной работы в соответствии с договором о целевой контрактной подготовке специалистов;

-работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов детства до достижения ими возраста восемнадцати лет;

-одинокие матери или одинокие отцы, имеющие детей в возрасте до четырнадцати лет.

Женщины, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком, подлежат аттестации не ранее, чем через год после выхода на работу.

2.2.Периодичность проведения аттестации работников:

2.2.1.очередная аттестация проводится не реже одного раза в пять лет;

2.2.2.внеочередная аттестация проводится при необходимости оценки деятельности и качеств работника в случае:

-его повышения в должности;

-повышения установленного должностного оклада;

-формирования кадрового резерва с целью выдвижения;

-отбора на обучение по Президентской программе;

-отбора специалистов для повышения квалификации;

-необходимости выявления причины неудовлетворительной работы;

2.2.3.повторная аттестация назначается на основании результата последней аттестации, когда работнику были сделаны замечания и определен срок их исправления.

3.Предмет оценки

При проведении аттестации предметом оценки могут быть:

3.1.Выполнение должностных обязанностей (при условии, что должностные обязанности четко определены и регламентированы).

3.2.Уровень компетенции (при условии наличия разработанных профилей компетенции для всех работ и должностей; аттестация направлена на обучение и повышение уровня компетентности работников).

3.3.Особенности личности (при отборе и планировании индивидуального развития работника).

3.4.Эффективность деятельности (при условии наличия критериев эффективности принятых работником решений и предпринимаемых действий; методы измерения критериев эффективности: экспертная оценка руководителем, оценка экономической эффективности).

3.5.Уровень достижения цели (при наличии определенных целей и четких критериев уровня достижения целей; предполагает анализ причин срыва в достижении цели; методы измерения: измерение экономического результата, экспертная оценка).

3.6.Особенности социального поведения в общении с другими людьми (требует предварительного анализа деятельности и установления стандартов поведения).

4.Критерии и методы оценки

В зависимости от предмета аттестации используются различные критерии и методы оценки работников, занимающих конкретную должность конкретного подразделения.

4.1.Основными критериями при проведении аттестации на предмет определения соответствия занимаемой должности служат следующие характеристики:

4.1.1.результаты работы, достигнутые работником при исполнении своих должностных обязанностей, количественные и качественные показатели эффективности выполнения всех компонентов деятельности (функций);

4.1.2.уровень развития корпоративной и профессиональной компетентности работника.

Под компетентностью подразумеваются деловые и личностные качества, знания, умения и навыки в той или иной области, сфере деятельности, необходимые работникам для успешной работы. Это показатели, по которым оценивается эффективность деятельности работника:

4.1.2.1.корпоративная компетентность включает знание и понимание:

-организационной структуры предприятия, в том числе основных функций структурных подразделений;

-документов, регламентирующих деятельность предприятия и его работников;

4.1.2.2.профессиональная компетентность включает знания, умения и навыки, относящиеся к выполнению функциональных обязанностей;

4.1.3.уровень развития профессионально важных (ПВК) и корпоративно важных (КВК) качеств личности:

4.1.3.1.к корпоративно важным качествам личности относятся:

-лояльность (принятие и соблюдение корпоративных норм и ценностей, адекватное реагирование на распоряжение и мнение руководства);

-активная жизненная позиция (стремление сделать карьеру, стремление к совершенству и развитию, стремление брать ответственность на себя, мотивация достижения, а не избегания неудач);

-развитое логическое мышление (структурированное, аналитическое, самостоятельное мышление);

-коммуникабельность (умение общаться с людьми и работать в группе);

-высокая работоспособность;

-порядочность, честность;

-внешний вид (опрятный, располагающий к общению, соответствующий деловому стилю);

4.1.3.2.профессионально важные качества определяются занимаемой должностью и выполняемыми функциями.

4.2.Методы оценки, используемые при аттестации:

4.2.1.метод профессионального собеседования в режиме «вопрос-ответ» по заранее составленной или произвольной схеме; применяется для оценки профессиональной и корпоративной компетенции;

4.2.2.метод групповой экспертной оценки; применяется для оценки результатов работы, профессионально и корпоративно важных качеств;

4.2.3.экзамен; применяется для оценки профессиональной и корпоративной компетенции;

4.2.4.квалификационная работа; самостоятельная разработка какой-то проблемы или вопроса; применяется для оценки профессиональной компетенции и является одним из элементов экзамена;

4.2.5.метод моделирования рабочей ситуации; аттестуемому работнику предлагается решить смоделированную ситуацию, встречающуюся в его работе; применяется для оценки профессиональной компетенции и является одним из элементов экзамена;

4.2.6.тестирование; используется для диагностики качеств личности, уровня интеллектуального развития и т.д., как дополнительный метод подтверждения результатов экспертной оценки.

5.Порядок подготовки аттестации

5.1.Аттестация работников начинается с издания приказа о проведении аттестации на предприятии и информирования об этом трудового коллектива.

Приказом первого руководителя:

5.1.1.устанавливаются:

-вид аттестации;

-предмет аттестации;

-метод оценки;

-перечень должностей и категория аттестуемых работников;

-сроки проведения аттестации на предприятии;

5.1.2.утверждается состав Аттестационного Совета по организации и подготовке к аттестации.

5.2.В состав Аттестационного Совета включаются:

-председатель: заместитель первого руководителя по управлению персоналом на предприятии;

-секретарь: специалист подразделения по управлению персоналом;

-члены: заместители первого руководителя предприятия по направлениям деятельности.

5.3.Задачи Аттестационного Совета на подготовительном этапе аттестации:

5.3.1.подготовить план (график) аттестации, устанавливающий сроки проведения аттестации по структурным подразделениям предприятия;

5.3.2.сформировать состав постоянно действующих аттестационных комиссий по направлениям деятельности структурных подразделений предприятия;

5.3.3.назначить ответственных лиц (руководителей структурных подразделений) на предприятии за подготовку вопросов по проверке профессиональных знаний по направлениям деятельности с учетом функциональных обязанностей работников; определить сроки подготовки.

5.4.Задачи аттестационных комиссий на подготовительном этапе:

5.4.1.председателям аттестационных комиссий по направлениям деятельности структурных подразделений предприятия представить на согласование председателю Аттестационного Совета перечень вопросов для аттестуемых работников по категориям, подразделениям для последующего утверждения первым руководителем предприятия;

5.4.2.подготовить пофамильный график проведения аттестации по структурным подразделениям предприятия; определить сроки подготовки.

5.5.Состав аттестационной комиссии.

Аттестационная комиссия проводит оценку профессиональной и корпоративной компетенции работника;

5.5.1.в состав аттестационной комиссии (далее комиссии) входят:

5.5.1.1.председатель комиссии (первый руководитель предприятия, заместители первого руководителя по направлениям деятельности);

5.5.1.2.секретарь (специалист подразделения по управлению персоналом);

5.5.1.3.члены комиссии:

-представитель вышестоящей организации;

-руководители структурных подразделений;

-высококвалифицированные специалисты;

-привлеченные эксперты;

-представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной организации (статья 82 Трудового кодекса РФ);

5.5.2.комиссия имеет право привлекать к своей работе квалифицированных экспертов в различных областях знаний, в том числе со стороны:

5.5.2.1.выбор экспертов со стороны осуществляет председатель комиссии по согласованию с председателем Аттестационного Совета; в качестве экспертов могут выступать представители государственных надзорных органов и общественных организаций;

5.5.2.2.выбор экспертов внутри предприятия осуществляет руководитель структурного подразделения по согласованию с председателем комиссии; в качестве экспертов могут выступать:

-вышестоящий руководитель;

-представители государственных надзорных органов и общественных организаций;

-непосредственный руководитель;

-руководители и авторитетные специалисты смежных подразделений, тесно взаимодействующих с подразделением оцениваемого работника и находящихся на должности не менее 1 года;

5.5.3.координацию и контроль над работой аттестационных комиссий по направлениям деятельности осуществляет председатель Аттестационного Совета.

6.Обязанности подразделения по управлению персоналом на подготовительном этапе аттестации

6.1.В отношении руководителей структурных подразделений:

6.1.1.организовать заполнение отзыва-характеристики на каждого работника, подлежащего аттестации; срок: не менее, чем за три недели до начала аттестации.

6.2.В отношении аттестуемых работников:

6.2.1.ознакомить с планом (графиком) аттестации по структурным подразделениям; срок: одновременно с приказом о проведении аттестации;

6.2.2.ознакомить с пофамильным графиком аттестации; срок: не менее, чем за месяц до проведения аттестации;

6.2.3.срок: не менее, чем за две недели до проведения аттестации:

-сообщить критерии оценки и вопросы для аттестации;

-провести разъяснительную работу;

-ознакомить каждого аттестуемого работника с комплектом оценочных документов (в том числе с отзывом-характеристикой), подготовленным на рассмотрение аттестационной комиссии; при этом аттестуемый работник вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о своей производственной (служебной) деятельности, а также заявление о своем несогласии с представленным отзывом в соответствующем разделе аттестационного листа.

6.3.Для работы аттестационной комиссии:

6.3.1.подготовить комплект оценочных документов на аттестуемого работника:

-справка-объективка;

-отзыв-характеристика руководителя;

-аттестационный лист;

-должностная инструкция, положение о структурном подразделении;

-при повторной аттестации к документам прилагается аттестационный лист;

срок: не менее, чем за две недели до аттестации;

6.3.2.в случае несвоевременного представления документов со стороны лиц, ответственных за их составление, специалист подразделения по управлению персоналом информирует об этом председателя комиссии.

6.4.Обязанности секретаря аттестационной комиссии:

6.4.1.скомплектовать и направить комплект оценочных документов аттестуемых работников для предварительного рассмотрения на заседании комиссии; срок: не менее, чем за две недели до начала аттестации;

6.4.2.организовать работу по проведению заседаний аттестационной комиссии: заблаговременно известить членов комиссии о заседании, времени и месте его проведения.

7.Требования к заполнению аттестационной документации

7.1.План (график) аттестации (утверждается приказом по предприятию):

7.1.1.план (график) аттестации составляется по структурным подразделениям и отражает сроки проведения аттестации, оповещение работников о сроках проведения аттестации и сроки подведения итогов аттестации;

7.1.2.пофамильный график составляется из расчета до 20 минут на одного аттестуемого работника согласно плану (графику) и срокам проведения аттестации данного структурного подразделения, согласовывается с профсоюзной организацией, утверждается приказом по предприятию и доводится до каждого аттестуемого работника под роспись.

В графике обязательно обозначается конкретная дата аттестации каждого работника. Именно за эту дату и за оповещение должен расписаться работник.

В случае, если работник отсутствует на работе, ему необходимо отправить по месту жительства письменное уведомление.

7.2.Приказ о проведении аттестационных мероприятий

В приказе отражаются следующие положения:

-состав аттестационной комиссии (5-7 человек) и ее председатель;

-план (график) аттестации по структурным подразделениям;

-сроки подготовки перечня вопросов, выносимых на аттестацию;

-срок подготовки оценочных документов на аттестуемый персонал;

-сроки подготовки заключений по результатам аттестации;

-ответственные лица за исполнение каждого пункта приказа;

-ответственное лицо за общий контроль исполнения приказа.

7.3.Приказ об утверждении пофамильного графика аттестации и перечня вопросов, выносимых на аттестацию.

Издается в соответствии с планом (графиком) аттестации не позднее, чем за полтора — два месяца до начала аттестации.

Приказом утверждаются:

-пофамильный график аттестации работников;

-перечень вопросов, выносимых на аттестацию;

-другие пункты, связанные с доработкой методики аттестации.

7.4.Справка-объективка (готовит подразделение по управлению персоналом).

Срок подготовки не менее, чем за три недели до аттестации.

7.5.Отзыв-характеристика (готовит руководитель структурного подразделения).

Срок подготовки не менее, чем за три недели до аттестации:

7.5.1.содержит всестороннюю оценку аттестуемого работника: соответствие профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности, его профессиональной компетентности, отношения к работе и выполнению должностных обязанностей, показателей результатов работы; сведения о поощрениях и взысканиях; обучение и развитие (по каким программам работник проходил обучение) и прочее.

7.6.Аттестационный лист (бланк готовит подразделение по управлению персоналом, заполняет секретарь аттестационной комиссии).

Срок подготовки бланка не менее, чем за три недели до аттестации, заполнения — за две недели.

7.7.Протокол аттестационной комиссии.

Срок подготовки бланка не менее, чем за три дня до аттестации.

8.Порядок проведения аттестации

8.1.Аттестация включает в себя следующие этапы:

8.1.1.изучение членами аттестационной комиссии всех представленных в комиссию материалов;

8.1.2.характеристика работника его непосредственным руководителем;

8.1.3.собеседование с работником;

8.1.4.оценка пригодности аттестуемого работника занимаемой должности (выполняемой работе), составление рекомендаций;

8.1.5.голосование членов комиссии по результатам аттестации.

8.2.Аттестация проводится в форме профессионального собеседования в режиме «вопрос-ответ» по заранее составленной схеме.

8.3.Аттестационная комиссия имеет право проводить аттестацию при участии в ее заседании не менее двух третей членов комиссии, в том числе непосредственного руководителя аттестуемого работника.

8.4.Аттестуемый работник обязан присутствовать на заседании комиссии.

При неявке работника без уважительных причин, который был надлежащим образом осведомлен о дате, времени и месте проведения аттестации, аттестация может проводиться в его отсутствие.

8.5.Непосредственный руководитель в устной форме характеризует аттестуемого работника, в том числе всесторонне оценивает соответствие профессиональной подготовки работника занимаемой должности (выполняемой работе), его профессиональную компетентность, отношение к работе и выполнению должностных обязанностей.

8.6.На основании представленных в комиссию материалов, результатов собеседования, отзыва-характеристики руководителя и высказываний других членов комиссии дается одна из следующих оценок деятельности работника:

8.6.1.соответствует занимаемой должности (выполняемой работе);

8.6.2.соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год работы;

8.6.3.не соответствует занимаемой должности.

8.7.Решение по результатам аттестации принимается открытым голосованием в отсутствии аттестуемого работника. Результаты голосования определяются простым большинством голосов. При равенстве голосов работник признается соответствующим занимаемой должности (выполняемой работе). Если аттестуемый работник является членом аттестационной комиссии, то он не принимает участие в голосовании.

8.8.Аттестационная комиссия помимо оценки аттестуемого работника вправе внести на рассмотрение Аттестационного Совета мотивированные рекомендации:

8.8.1.о переводе на вышестоящую должность;

8.8.2.о переводе на должность с понижением;

8.8.3.об освобождении от занимаемой должности;

8.8.4.о зачислении в кадровый резерв с целью выдвижения;

8.8.5.о поощрении: надбавка, повышение оклада, грамота и прочее;

8.8.6.о распространении положительного опыта работы.

8.9.Результаты аттестации доводятся до работника непосредственно после голосования, о чем он расписывается в аттестационном листе.

8.10.Аттестационная комиссия по результатам аттестации может принять решение о поощрении или наказании руководителя аттестуемого работника, в связи с отличной или неудовлетворительной подготовкой его подчиненного и внести это решение на рассмотрение Аттестационного Совета.

9.Решения, принимаемые по результатам аттестации

9.1.Результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, принимавшими участие в голосовании.

Аттестационный лист и отзыв характеристика на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

9.2.Протоколы по результатам заседания аттестационной комиссии заполняются секретарем комиссии и направляются секретарю Аттестационного Совета. Срок: в течение двух дней после заседания аттестационной комиссии.

9.3.Аттестационная комиссия при подведении итогов аттестации обобщает учет предложений аттестованных работников по улучшению условий и организации труда, работе с персоналом и прочее.

9.4.Аттестационный Совет:

1)проводит анализ материалов аттестации;

2)принимает решение в отношении некоторых работников на основе мотивированных рекомендаций:

-оставить работника в прежней должности;

-с согласия работника перевести его на другую работу с повышением или понижением в должности;

-с соблюдением требований трудового законодательства изменить существенные условия труда работника (объем должностных обязанностей, систему и размер оплаты труда, режим труда и отдыха, предоставляемые льготы и прочее);

-уволить работника по несоответствию занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ). Увольнение работников, являющихся членами профсоюза, производится по согласованию с выборным профсоюзным органом в соответствии со статьей 373 Трудового кодекса РФ; при этом учитываются как итоги аттестации, так и другие факторы, влияющие на оценку работника — стаж работы, характеристика личности работника, семейные обстоятельства и прочее;

3)готовит проект приказа не более, чем в двухмесячный срок со дня аттестации;

9.4.1.по истечении двухмесячного срока уменьшение работнику надбавки за особые условия труда (сложность, напряженность, специальный режим работы), перевод его на другую должность или расторжение с ним трудового договора не допускается. Время болезни и отпуска работника в двухмесячный срок не засчитывается;

9.4.2.трудовые споры, связанные с аттестацией, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством для рассмотрения индивидуальных трудовых споров.

9.5.После завершения аттестации председатели аттестационных комиссий предприятия представляют отчет председателю Аттестационного Совета.

Отчет аттестационной комиссии должен содержать следующую информацию:

9.5.1.состав аттестационной комиссии;

9.5.2.сроки проведения аттестации;

9.5.3.количественный и качественный состав работников;

9.5.4.список работников, рекомендованных по итогам аттестации для включения в кадровый резерв с целью выдвижения;

9.5.5.предложения по организации и содержанию обучения работников предприятия;

9.5.6.рекомендации по устранению проблем, снижающих эффективность труда работников предприятия;

9.5.7.рекомендации по более полному использованию потенциала работников, прошедших аттестацию (обеспечение профессиональной карьеры работников);

9.5.8.предложения, направленные на повышение эффективности процедуры аттестации в будущем.

9.6.По результатам аттестации на предприятии издается приказ, в котором анализируются результаты проведения аттестации, утверждаются мероприятия по улучшению работы с персоналом, выполнению рекомендаций аттестационной комиссии, предложений работников, поступивших в ходе аттестации.

Выводы

Каждое предприятие выбирает свой, наиболее удобный, метод проведения аттестации. Более расширено о планировании аттестации, проблемах, встречающихся при ее проведении, возможностях и выборе метода аттестации рассказывается в статье Аттестация и оценка персонала. Читайте, используйте, разрабатывайте свой вариант положения об аттестации персонала c прилагаемыми к нему аттестационными формами, создайте на аттестации спокойную и доброжелательную атмосферу. И тогда работники, проходящие аттестацию, не будут воспринимать ее, как способ избавления от «неугодных» сотрудников, а покажут свои высокие результаты и получат поощрения и вознаграждения за свой профессиональный труд.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях:

Положение об организации работы с персональными данными работника и ведении его личного дела

0

Положение об организации работы с персональными данными работника и ведении его личного дела

Уважаемый читатель! На страницах сайта можно ознакомиться с некоторыми примерами локальных нормативных документов, определяющих порядок работы по направлениям деятельности подразделения по управлению персоналом на предприятии. Начиная с Инструкции по документированию работы с персоналом, эта практика будет продолжена. В данной статье представлен пример положения об организации работы с персональными данными работника и ведении его личного дела. Полагаю, что рассмотрение указанного нормативного акта окажет действенную помощь молодым коллегам при разработке собственных локальных нормативных документов.

1.Общие положения

Настоящим положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работника предприятия, а также ведения его личного дела в соответствии с федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В настоящем положении используются следующие основные понятия:

-персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

-оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных;

-обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

-распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

-использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

-блокирование персональных данных – временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;

-уничтожение персональных данных – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

-обезличивание персональных данных – действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

-информационная система персональных данных – информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;

-конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

-трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных оператором через государственную границу Российской Федерации органу власти иностранного государства, физическому или юридическому лицу иностранного государства;

-общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

2.Общие требования при обработке персональных данных работников

2.1.Работодатель в лице руководителя предприятия, обеспечивает защиту персональных данных работников, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

2.2.Руководитель предприятия определяет должностных лиц, как правило, из числа работников подразделения по управлению персоналом, уполномоченных на обработку персональных данных работников (далее — операторы), обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

2.3.При обработке персональных данных работника операторы обязаны соблюдать следующие требования:

2.3.1.обработка персональных данных работника осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия работнику в работе, в обучении и должностном (профессиональном) росте, обеспечения личной безопасности работника и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, имущества предприятия, учета результатов исполнения им должностных (профессиональных) обязанностей;

2.3.2.персональные данные следует получать лично у работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работника у третьей стороны, следует известить об этом работника заранее, получить его письменное согласие и сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

2.3.3.запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

2.3.4.при принятии решений, затрагивающих интересы работника, запрещается основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

2.3.5.защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств предприятия в порядке, установленном федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2.3.6.передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без письменного согласия работника, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

2.3.7.обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;

2.3.8.в случае выявления недостоверных персональных данных работника или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу работника, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему работнику, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки;

2.3.9.в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных работника оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения на основании документов, представленных работником, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов, обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;

2.3.10.в случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить работника, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

2.4.Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме работника, являющегося субъектом персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.5.Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.Хранение и использование персональных данных работника

Порядок хранения и использования персональных данных работника устанавливается руководителем предприятия с соблюдением требований статей 86 – 89 Трудового кодекса Российской Федерации и пункта 2 статьи 5 федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»:

3.1.В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с трудоустройством на работу, ее продолжением и увольнением с работы, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности предприятия.

3.2.Личное дело работника ведется специалистом подразделения по управлению персоналом на предприятии.

3.3.Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

3.4.К личному делу работника приобщаются:

3.4.1.письменное заявление с просьбой о приеме на работу;

3.4.2.собственноручно заполненные и подписанные гражданином Российской Федерации личный листок по учету кадров установленной формы с приложением фотографии и автобиография;

3.4.3.документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

3.4.4.копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

3.4.5.копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

3.4.6.копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

3.4.7.экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

3.4.8.копии приказов о переводе работника на иную должность (профессию), о временном замещении им иной должности (профессии);

3.4.9.копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

3.4.10.копия приказа об освобождении от замещаемой должности (профессии), о прекращении трудового договора или его приостановлении;

3.4.11.аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию;

3.4.12.копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

3.4.13.копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

3.4.14.копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

3.4.15.копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

3.4.16.медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего трудоустройству и его работе.

3.5.В личное дело работника вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

3.6.К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

3.7.Личные дела работников, уволенных с работы, хранятся подразделением по управлению персоналом в течение 10 лет со дня увольнения с работы, после чего передаются в архив.

3.8.Порядок хранения и использования персональных данных работника:

-хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить работника, являющегося субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижению целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;

-все документы, содержащие персональные данные работника хранятся в приспособленном для этого помещении подразделения по управлению персоналом в закрывающихся на ключ металлических шкафах или сейфах.

3.9.Использование и хранение биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных могут осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения.

3.10.Выдача документов, содержащих персональные данные работников, осуществляется в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации с соблюдением следующей процедуры:

3.10.1.заявление работника о выдаче того или иного документа на имя руководителя подразделения по управлению персоналом;

3.10.2.выдача заверенной копии (в количестве экземпляров, необходимых работнику) заявленного документа, либо справки о заявленном документе или сведениях, содержащихся в нем;

3.10.3.внесения соответствующих записей в журнал учета выданной информации.

3.11.Оператор в случае личного обращения работника за информацией, касающейся его персональных данных, или его письменного запроса через законного представителя обязан предоставить ее в течение десяти рабочих дней со дня получения запроса. В случае отказа следует дать мотивированный ответ, руководствуясь положениями федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных» в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня получения запроса.

3.12.В случае обращения на предприятие любых третьих лиц за информацией о персональных данных работника, такая информация может быть предоставлена только с согласия в письменной форме работника. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

3.12.1.фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

3.12.2.наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

3.12.3.цель обработки персональных данных;

3.12.4.перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

3.12.5.перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

3.12.6.срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

3.13.Правом ознакомления с информацией, содержащей персональные данные работника, в любое время обладает только руководитель предприятия. Личное дело работника выдается на руки руководителю для ознакомления только в течение рабочего дня с соответствующей отметкой в журнале.

3.14.Выдача личного дела работника кому бы то ни было еще из работников предприятия, производится только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия с соответствующей отметкой в журнале.

3.15.Всем работникам снимать какие-либо копии, делать выписки, изымать документы (либо их копии) из личного дела категорически запрещено.

3.16.Формировать личные дела, снимать копии с документов, делать выписки, составлять аналитические справки, и изымать (заменять) документы, хранящиеся в личных делах работников, могут только специалисты подразделения по управлению персоналом. Передача указанных прав и полномочий специалистов иным лицам без специально оформленного приказа с указанием на это, категорически запрещена.

3.17.Ответственность за хранение (сохранность) документов и выдачу документов несут персонально специалисты подразделения по управлению персоналом, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников.

4.Передача персональных данных работника

При передаче персональных данных работника оператор должен соблюдать следующие требования:

4.1.Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.2.Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.

4.3.Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.4.Осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одного предприятия в соответствии с локальным нормативным актом предприятия, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку.

4.5.Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

4.6.Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.7.Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

4.8.Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств осуществляется в соответствии с федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.Права работников на обеспечение доступа к персональным данным и их защиту

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах работников в подразделении по управлению персоналом на предприятии, работники имеют право:

5.1.Получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной).

5.2.Осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.3.Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных. Работник при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме руководителю предприятия о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

5.4.Требовать от руководителя предприятия уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.

5.5.Обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если работник, являющийся субъектом персональных данных, считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы.

5.6.Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

6.Общедоступные источники персональных данных

В целях информационного обеспечения работодателем могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия работника могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные работником.

6.1.Сведения о работнике могут быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию самого работника либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

6.2.Обязанность представить доказательство получения согласия работника на обработку его персональных данных, а в случае обработки общедоступных персональных данных обязанность доказывания того, что обрабатываемые персональные данные являются общедоступными, возлагается на работодателя.

6.3.В случаях, предусмотренных федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника в письменной форме. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

6.3.1.фамилию, имя, отчество, адрес работника-субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

6.3.2.наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора (работодателя), получающего согласие работника-субъекта персональных данных;

6.3.3.цель обработки персональных данных;

6.3.4.перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6.3.5.перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором (работодателем) способов обработки персональных данных;

6.3.6.срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

6.4.Для обработки персональных данных, содержащихся в согласии в письменной форме работника на обработку его персональных данных, дополнительное согласие не требуется.

6.5.Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении работника или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных п.6.6. настоящего раздела.

6.6.Решение, порождающее юридические последствия в отношении работника или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, может быть принято на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных только при наличии согласия работника в письменной форме или в случаях, предусмотренных федеральными законами, устанавливающими также меры по обеспечению соблюдения прав и законных интересов работников.

6.7.Работодатель обязан разъяснить работнику принятие решения на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения, а также разъяснить порядок защиты работником своих прав и законных интересов.

6.8.Работодатель обязан рассмотреть возражение, указанное в п. 6.7. настоящего раздела, в течение семи рабочих дней со дня его получения и письменно уведомить работника о результатах рассмотрения такого возражения.

6.9.Если работник считает, что работодатель осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, работник вправе обжаловать действия или бездействие работодателя в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи) или в судебном порядке.

6.10.Работник имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

7.Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника

7.1.Должностные лица предприятия, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

8.Заключительные положения

Настоящее положение сохраняет свое действие до момента пересмотра существующего на предприятии порядка обработки персональных данных и принятия на этот счет нового локального акта предприятия.

Выводы

Положение об организации работы с персональными данными работника и ведении его личного дела входит в состав нормативной базы подразделения по управлению персоналом на предприятии. Перечень локальных нормативных актов указан в статье Методическое обеспечение подразделения по управлению персоналом.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях:

Инструкция по документированию работы с персоналом

3

Инструкция по документированию работы с персоналом

Уважаемый читатель! В статье Методическое обеспечение подразделения по управлению персоналом указывался перечень нормативных документов, необходимых для осуществления трудовой деятельности специалистами подразделения по управлению персоналом на предприятии. Инструкция по документированию работы с персоналом входит в этот перечень. Нормативный документ разрабатывается специалистами подразделения по управлению персоналом, согласовывается в юридической службе и утверждается приказом первого руководителя предприятия.

Инструкция включает в себя несколько разделов и приложений, находится на хранении в подразделении по управлению персоналом и является незаменимым помощником в работе специалистов, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. В этой статье представляется образец инструкции по документированию работы с персоналом на предприятии:

1.Общие положения

Настоящая инструкция:

1.1.Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.

1.2.Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую оперативную организацию всей деятельности отдела по регулированию трудовых отношений на предприятии.

1.3.Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри предприятия для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.

1.4.Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, формирования, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри предприятия.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на руководителя отдела по регулированию трудовых отношений.

2.Порядок оформления приема на работу

Документы, необходимые для приема на работу.

Перечень необходимых документов:

-трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;

-приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;

-трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

-личная карточка – учетный документ, содержащий сведения анкетно – биографического характера;

-личное дело – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, а также сведения о его профессиональном опыте.

Личное дело формируется в течение всего периода работы работника и дополняется документами, отражающими его трудовую деятельность на предприятии.

Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, пишет заявление о приеме и заполняет анкету (личный листок по учету кадров) установленной формы.

Сроки хранения на предприятии приказов по личному составу:

Сроки хранения приказов по личному составу

Перечень необходимых регистрационных форм:

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал регистрации трудовых договоров;

-журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров:

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров

Оформление обложек журналов (книг) в приложениях к инструкции.

Лицо, поступающее на работу, предъявляет специалисту отдела по регулированию трудовых отношений предприятия следующие документы:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку (за исключением, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

-документ об образовании (при поступлении на работу, требующую специальных знаний и подготовки);

-две фотографии размером 3×4 см;

-справку с прежнего места работы о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в установленном законодательством порядке.

Порядок и сроки оформления документов:

-документирование процедуры приема на работу начинается с ознакомления работника с его должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами;

-ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции;

-ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает своей подписью непосредственно в трудовом договоре на момент оформления трудовых отношений или в листе ознакомления работников с локальными нормативными актами после даты их ввода в действие.

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление приема на работу с заключения трудового договора. Форма трудового договора для работников предприятия утверждается приказом первого руководителя и может индивидуально дополняться для каждого работника.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия до передачи на хранение в архив.

Со стороны работодателя трудовой договор подписывается первым руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия (делегирование полномочий на подписание документов оформляется доверенностью).

Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе. После подписания трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале регистрации трудовых договоров. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия составляет приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Приказ о приеме согласовывается с непосредственным руководителем (начальником) структурного подразделения, в которое принимается работник. На подпись первому руководителю предприятия приказ передается с визой руководителя (начальника) структурного подразделения. Приказ о приеме на работу подписывается первым руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия снимает две копии. Одну копию подшивает в личное дело, другую передает для информирования и оперативной работы в бухгалтерию предприятия. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела по регулированию трудовых отношений в дела и хранятся в этом подразделении до момента передачи в архив. На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.

Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Остальным работникам записи заносятся в прежние трудовые книжки. Трудовые книжки заполняет специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия, назначенный ответственным за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия вносит сведения о владельце и реквизиты трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России 10.10.2003 № 69. Трудовые книжки хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия в закрывающихся на ключ металлических шкафах или сейфах. С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.

Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Личная карточка заполняется и подписывается специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в одном экземпляре и подписывается работником, принятым на работу. Личные карточки хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия в закрывающихся на ключ металлических шкафах или сейфах. После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело.

Личные дела ведутся на руководящих работников всех рангов, специалистов, служащих, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных.

На обложке личного дела располагаются следующие реквизиты:

-номер личного дела;

-фамилия, имя, отчество работника (полностью в именительном падеже).

В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

-внутренняя опись документов дела;

-заявление работника о приеме на работу;

-личный листок по учету кадров (анкета);

-дополнение к личному листку по учету кадров (анкете);

-автобиография или резюме;

-трудовой договор;

-копия приказа о приеме на работу;

-копии документов об образовании.

В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы: заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска), копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования, а также копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника.

Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия, как документы строгой отчетности. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей предприятий – постоянно. Сведения, внесенные в личное дело, являются персональными данными, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

На рабочих предприятия личные дела не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной карточке работника по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

3.Порядок оформления отпусков

Документы, необходимые для оформления отпусков.

Перечень необходимых документов:

-заявление, составленное от руки;

-график отпусков;

-извещение о начале отпуска;

-табель учета рабочего времени;

-приказ о предоставлении отпуска.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Порядок и сроки оформления документов:

-очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается первым руководителем предприятия ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

-график отпусков оформляется по унифицированной форме Т-7. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается отделом по регулированию трудовых отношений и утверждается первым руководителем предприятия. На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

Приказ о предоставлении отпуска работнику составляется по унифицированной форме Т-6 и Т-60. Порядок согласования, подписания, регистрации, хранения приказов о предоставлении отпусков аналогичен порядку работы с приказами о приеме и увольнении. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в его личную карточку.

На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

4.Порядок оформления увольнения с работы

Документы, необходимые для оформления увольнения с работы.

Перечень необходимых документов:

-заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя;

-обходной лист;

-приказ об увольнении;

-трудовая книжка;

-личная карточка;

-личное дело.

Заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений.

Форма обходного листа утверждается приказом первого руководителя и может индивидуально дополняться для каждого работника. Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

Порядок и сроки оформления документов:

-при увольнении работника в связи с истечением срока действия трудового договора (статья 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за три дня до увольнения;

-при увольнении работника по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ) необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора по этому основанию.

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление увольнения работника с работы с составления приказа:

-приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8 и Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным руководителем (начальником) структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении по инициативе работодателя дополнительно согласовывается и визируется специалистом отдела по регулированию трудовых отношений с юридической службой предприятия. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется бухгалтером предприятия. На подпись первому руководителю предприятия приказ передается с визами указанных должностных лиц. Приказ об увольнении подписывается руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия. Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела по регулированию трудовых отношений снимает две копии. Одну копию подшивает в личное дело, другую передает для информирования и оперативной работы в бухгалтерию предприятия.

Оригиналы приказов формируются специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в дела и хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия до момента передачи в архив. На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку. Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью первого руководителя и печатью предприятия (на основании приказа руководителя запись об увольнении в трудовой книжке может заверяться подписью уполномоченного должностного лица и печатью кадровой службы).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на предприятии, дополнительно заверяются и подписью самого работника. Перед выдачей трудовой книжки специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе. При получении своей трудовой книжки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Сведения об увольнении работника заносятся специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в его личную карточку:

-работник в день увольнения расписывается в своей личной карточке.

В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист. По письменному заявлению работника специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия выдает ему заверенные копии документов, связанные с работой (копии приказов).

5.Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени оформляется по форме Т-13 с использованием условных обозначений формы Т-12. Отметки в табель о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (приказов на отпуск, листка нетрудоспособности и т.д.).

Для правильного заполнения и своевременной сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию руководители подразделений обязаны своевременно информировать отдел по регулированию трудовых отношений предприятия о днях отсутствия работника на рабочем месте. Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия обязан своевременно (в последний день каждого месяца) сдавать табель учета рабочего времени в бухгалтерию.

Табель составляется в одном экземпляре. Заполненный табель передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

6.Порядок оформления командировок

Командировка работника оформляется следующим комплектом документов.

Перечень необходимых документов:

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

-приказ о направлении работника в командировку;

-командировочное удостоверение;

-авансовый отчет.

Перечень регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку;

-журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

Порядок и сроки оформления документов

Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление командировки с оформления служебного задания:

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении оформляются по унифицированной форме Т-10а.

Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, и первый руководитель предприятия.

По окончании командировки работник получает в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия служебное задание, заполняет его вторую часть – краткий отчет о командировке (графа 12) – и подписывает его. Затем отчет о командировке подписывает руководитель структурного подразделения. После составления и подписания отчета специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия передает служебное задание в бухгалтерию.

На основании служебного задания специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия составляет приказ о направлении работника в командировку по унифицированной форме Т-9. Приказ о направлении работника в командировку согласовывается с непосредственным руководителем (начальником) структурного подразделения и с его визой передается на подпись руководителю предприятия. Приказ о направлении работника в командировку подписывается руководителем предприятия, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия. Приказ о направлении работника в командировку регистрируется в журнале регистрации приказов.

С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия снимает копию и передает ее для информирования и оперативной работы в бухгалтерию предприятия. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела по регулированию трудовых отношений предприятия в дела и хранятся в отделе по регулированию трудовых отношений предприятия до момента передачи в архив.

На основании приказа о направлении работника в командировку специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия составляет командировочное удостоверение для работника. Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме Т-10. Специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия регистрирует выдачу командировочного удостоверения в соответствующем регистрационном журнале. По возвращению из командировки работник предоставляет командировочное удостоверение специалисту отдела по регулированию трудовых отношений предприятия для передачи в бухгалтерию предприятия.

Работник, получивший наличные деньги авансом под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета за проживание и питание). Авансовый отчет составляется по форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

7.Порядок оформления поощрений

Поощрение работников оформляется следующим комплектом документов.

Перечень необходимых документов:

-представление о поощрении работника;

-приказ о поощрении работника;

-трудовая книжка;

-личная карточка.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о поощрении работников.

Порядок и сроки оформления документов:

-специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление поощрения работника с приказа о поощрении. Приказ составляется на основании представления непосредственного руководителя (начальника) структурного подразделения, завизированного руководителем предприятия.

-приказ о поощрении работника составляется по унифицированной форме Т-11, утвержденной постановлением Госкомстата России 04.01.2004 № 1. Порядок согласования и подписания приказа о поощрении аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами (о приеме, увольнении, направлении в командировку) и определен в соответствующих разделах настоящей инструкции.

Приказ о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. На основании приказа о поощрении работника вносятся записи в трудовую книжку работника. Сведения о поощрении работника заносятся в его личную карточку.

8.Порядок оформления дисциплинарного взыскания

Дисциплинарное взыскание работнику оформляется следующим комплектом документов.

Перечень необходимых документов:

-объяснительная записка;

-акт об отказе предоставить объяснения;

-приказ о применении дисциплинарного взыскания;

-акт об отказе ознакомиться с приказом.

Перечень необходимых регистрационных форм:

-журнал регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях работникам.

Порядок и сроки оформления документов:

-специалист отдела по регулированию трудовых отношений предприятия начинает оформление дисциплинарного взыскания на основании докладной записки непосредственного руководителя (начальника) структурного подразделения и резолюции руководителя предприятия.

До составления приказа от работника обязательно должно быть затребовано объяснение в письменной форме, в случае непредставления работником объяснений по истечении двух рабочих дней (статья 193 ТК РФ) составляется акт об отказе предоставления объяснения.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Порядок согласования и подписания приказа о дисциплинарном взыскании аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами и определен в соответствующих разделах настоящей инструкции.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе (статья 193 ТК РФ). Приказ о дисциплинарном взыскании работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. В случае, если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под расписку, то составляется соответствующий акт.

Выводы

Полагаю, что предложенный образец инструкции по документированию работы с персоналом, поможет правильно организовать работу с кадровой документацией на предприятии в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях:

Вверх