Ох, нелегкая это работа — оформление, ведение и хранение личных дел

Уважаемый читатель! Личное дело отражает всю трудовую деятельность работника и содержит наиболее полные сведения о нем. Поэтому необходимо, правильно оформлять, аккуратно и точно вести личные дела работников предприятия. Еще важнее, правильно их хранить.

Оформление, ведение и хранение личных дел

Оформление личного дела

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Перечислю, на каких работников оформляются и ведутся личные дала:

— на всех руководящих работников;

— специалистов;

— служащих;

— работников, располагающих материальными или информационными ресурсами; владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных.

На рабочих предприятия личные дела не оформляются. Все необходимые сведения отражаются в личной карточке Т-2, утвержденной постановлением Государственного комитета России по статистике от 05.01.2004 № 1.

Формирование

Рассмотрим порядок формирования личного дела:

1.внесение записи в журнал учета личных дел;

2.подготовка, оформление обложки личного дела в соответствии со стандартом; указание учетного номера и даты начала ведения личного дела;

3.включение в личное дело документов:

— внутренняя опись документов личного дела;

— личный листок (анкета) по учету кадров;

— дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

— автобиография или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— характеристика или рекомендательные письма;

— заявление о приеме на работу и трудовой договор; заявление о переводе; заявление об увольнении;

— копии приказов о приеме на работу, перемещении по должности, об увольнении;

— копии документов о поощрениях и награждениях; присвоении квалификационных разрядов;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

— контрольная карточка выдачи личного дела.

При приеме на работу запрещено требовать от трудоустраивающегося работника документы, не предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

Ведение личного дела работника

На протяжении трудовой деятельности работника в хронологическом порядке в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно — биографических данных работника; материалы, характеризующие работника; другие документы, в которых содержится оценка его деловых качеств.

Не допускается:

— подшивка в личное дело работника не проверенных или не правильно оформленных документов;

— изъятие или замена документов в личном деле;

— внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов работника;

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства предприятия. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием: с какой целью, кто дал распоряжение об изъятии документа, кому передан документ. Проверка наличия и состояния личных дел проводится один раз в год, о чем составляется соответствующий акт.

Хранение личных дел

Хранятся личные дела работников предприятия в подразделении по управлению персоналом в металлических шкафах. Личные дела располагаются по порядку номеров, слева на право и сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Рассмотрим, кто может знакомиться с личными делами работников:

— первый руководитель предприятия;

— заместители первого руководителя по направлениям деятельности;

— руководители структурных подразделений с личными делами работников этих подразделений.

Выдача личных дел допускается на рабочие места:

— первого руководителя предприятия;

— заместителей первого руководителя по направлениям деятельности.

Доставка личных дел по требованию руководителей, имеющих к ним допуск, осуществляется специалистом подразделения по управлению персоналом. Руководители структурных подразделений, имеющие допуск к личным делам, знакомятся с ними в помещении подразделения по управлению персоналом. Работник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой и другими документами, отражающими его персональные данные.

Хранение личных дел уволенных работников

Индивидуальные личные дела уволенных работников в конце года формируются в объединенные дела, размером не более 250 листов. И сдаются на хранение в архив предприятия, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Внутри каждого объединенного дела личные дела уволенных работников располагаются в алфавитном порядке и отделяются друг от друга листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств уволенных работников с указанием номеров страниц объединенного дела. Срок хранения 75 лет.

Выводы

Оформление, ведение и хранение личных дел работников предприятия является очень ответственным участком работы специалистов подразделения по управлению персоналом. Выполнять такую работу может квалифицированный специалист, который знает порядок работы и несет ответственность за ее выполнение.

Уважаемый читатель! Прошу выразить свое мнение в отзыве!

Поделиться статей в социальных сетях: